La Fasi per adeguarsi al GDPR – General Data Protection Regulation
Forniamo assistenza continua e personalizzata per mantenere nel tempo il sistema privacy configurato; ti indicheranno cosa fare per ogni adempimento prescritto dalle norme privacy. Il precorso di adeguamento è composto da 3 Fasi.
Fase 1: Risk Analysis, Risk Assessment, Action List
L’attività di indagine, analisi e rilevazione degli aspetti sulla conformità delle aziende alle norme vigenti, è svolta attraverso l’ausilio dei moduli e questionari predisposti alla rilevazione delle seguenti informazioni:
- Rilevazione dei dati dell’organizzazione;
- Indagine sullo stato di conformità dell’organizzazione alle norme privacy e di altre informazioni utili ai fini Privacy;
- Rilevazione dei trattamenti effettuati al momento della rilevazione;
- Rilevazione degli Asset intesi come beni materiali, immateriali, banche dati in possesso dell’organizzazione;
- Rilevazione dei membri coinvolti nel trattamento compresi dipendenti, collaboratori, fornitori che hanno, a qualsiasi titolo, accesso, diretto o indiretto, alle informazioni oggetto del trattamento;
- Rilevazione dei compiti svolti dai membri indicati al punto precedente;
- Censimento dei rischi e censimento delle misure adottate per la riduzione del rischio.
Fase 2: Implementazione Sistema Privacy
L’implementazione del sistema privacy viene condotto per raggiungere ove necessario i seguenti obiettivi:
- Registro dei Trattamenti con esempi e modelli di riferimento.
- Membri del Trattamento Dati ossia, tutti i soggetti che partecipano, come incaricati o responsabili al del trattamento.
- Asset (Applicazioni, Database, Archivi che contengono dati personali).
- Enterprise Risk Assessment, sistema di Risk analysis per la rilevazione degli impatti, minacce e calcolo residuo di rischio informatico o fisico.
- DPIA (Privacy Impact Assessment) ove necessaria.
- Procedure (Diritti Interessati, Privacy by Design/ Default, Data Breach).
- Registro Data Breach.
- Audit Pianificati.
- Evidenze per le attività di Audit compiute.
- Formazione per i Responsabili del Trattamento ed per gli incaricati al trattamento.
Fase 3: Produzione Documentazione
- Descrizione del sistema privacy dell’organizzazione
- Informativa per il trattamento condotto dall’organizzazione rivolto ai:
- clienti;
- dipendenti;
- terzi;
- Registro dei Trattamenti;
- Enterprise Risk Management per la valutazione dei rischi relativi ad ogni Asset (database o applicazione);
- Identificazione dei trattamenti potenzialmente soggetti a DPIA (Privacy Impact assessment);
- Web Documents: Informativa, Cookie Law;
- Asset, compresi i privilegi di accesso dei componenti del sistema privacy;
- Protocollo per il trattamento: lettere per la nomina dei soggetti autorizzati, comprensiva del protocollo per il trattamento dei dati, rivolta a:
- dipendenti;
- Fornitori (terze parti);
- collaboratori dell’organizzazione;
- Procedure ed Istruzioni pianificate:
- Privacy by Design/Default;
- Diritti degli Interessati;
- Data Breach;
- Nomina ed Interruzione incaricati/responsabili;
- Assunzione nuovo dipendente;
- Licenziamento o fine rapporto;
- Misure idonee di sicurezza;
- Gestione macchina utente;
- Gestione della sicurezza della Rete Locale;
- Dismissione fisica di una macchina;
- Dismissione logica di una macchina;
- Backup;
- Conservazione delle copie logiche e cartacee;
- Disaster Recovery e Business Continuity;
- Gestione delle credenziali di accesso: evidenze di consegna;
- Backup log dei sistemi interni e/o esterni all’organizzazione;
- Procedura gestione interruzioni pregresse (procedura di verifica periodica);
- Redazione Audit pianificati:
- Verifica dell’operato dell’Amministrazione di Sistema;
- Verifica dell’operato del Database Administrator;
- Verifica del mantenimento dei backup;
- Verifica sui backup e sulle simulazione di restore (disaster recovery);
- Verifica misure minime anti intrusione e anti deperimento;
- Verifica adeguamento misure minime su dispositivi WI-FI;
- Codice di condotta del personale:
- Internet;
- Posta elettronica
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